Hoe vergroot je de leefbaarheid en krijgen alle beroepskrachten samen op basis van kwantitatieve en kwalitatieve informatie een congruent beeld van de wijk? Hoe verbind je bewoners / bedrijven en projecten zo dat ze elkaar versterken? Hoe kan een digitale wijkkaart in de cloud worden ingezet om alle belanghebbenden realtime op de hoogte te houden van de ontwikkelingen? Hoe haal je kennis en ervaring op in alle lagen en zorg je dat iedereen hiervan kan leren en actief mee gaat helpen?
Wat was precies de vraag?
Aan het begin van de Coronaperiode zijn wij gevraagd mee te helpen bij het (online) inrichten van het zogenaamde ‘Wijkgericht werken’ binnen Gemeente Den Helder. Het voornaamste doel hierin was het vergroten van maatschappelijke participatie, de samenwerking van de verschillende instanties en beroepskrachten en het ontdekken van kansen en opgaven binnen de wijken.
Er zijn Sociale Wijkteams opgesteld die intensief samenwerken, maar elkaar nog niet altijd goed kennen. Daar is een integrale samenwerking binnen het Sociale Domein zelf voor nodig, evenals een nauwere samenwerking met maatschappelijke partijen die al in de wijk actief zijn. World of Minds is gevraagd bij het ontwerpen en faciliteren van een reeks van sessies (online en fysiek).
Tijdens de sessies wilden wij met deze groep een gezamenlijk beeld van de wijk en haar ‘DNA’ krijgen, met ieders praktijkervaring hierin verwerkt. Acties definiëren uit het delen van de geleerde lessen. Deze praktijkervaring kon uit alle hoeken komen, aangezien er bewust verschillende soort deelnemers waren uitgenodigd. Bij de kick-off was het Sociale Wijkteam aanwezig, evenals het Wijk Coördinatieteam, en andere belangstellende collega’s en partners (denk bijv. aan jeugdzorg, politie, BOA’s, schuldhulpverlening, vrijwilligers, oplettende burgers die betrokken zijn bij maatschappelijke projecten, etc.).
Voordelen belanghebbenden:
- Voor de beleidsmakers: een integrale aanpak kunnen ontwerpen op basis van een gebiedsanalyse en mogelijke ontwikkelings scenario’s voor alle beleidsterrein, die zoveel mogelijk rekening houdt met alle belanghebbenden.
- Voor de mensen in de uitvoering: een integraal beeld van de wijk hebben en houden waarbij het op elk moment duidelijk is waar synergie effecten haalbaar zijn op basis van de verschillende (veranderende) behoeften.
- Voor de mensen in de uitvoering: een manier van samenwerken waarbij de verschillende beroepskrachten optimaal met elkaar, de bewoners, bedrijven en andere instanties samenwerken.
- Voor de bewoners en bedrijven: een wijk die zich ontwikkelt waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met hun huidige en toekomstige behoeften.
Bij elk type sessie is de ontwerprichtlijn het zogenaamde ‘outputdenken’ (“Begin with the end in mind”) ofwel; wat willen wij minimaal bereiken. Ook bij een reeks van sessies. Een goede manier om tot invulling van een sessie te komen is door een 5W+H mindmap te gebruiken waarbij eerst alle W vragen worden bedacht. Bijvoorbeeld;
Na het beantwoorden van de W-vragen is het doorgaans makkelijker om de Hoe vragen te beantwoorden; Hoe gaat het programma eruit zien? Hoe gaan we dit plannen? etc.
Hier volgt een beschrijving van een van de wijkgericht werken sessies
Het programma van de sessie was zo ingericht dat na elk onderdeel tijd en ruimte is om vragen te stellen, ervaringen en / of ideeën te delen, en waar nodig acties te concretiseren. Onderwerpen waarvan we wisten dat die later belangrijk zouden worden, werden gecodeerd als ‘geparkeerd’. Zo bleef er energie en focus in de meeting, zonder er onnodig werd ingezoomd op andere verhalen / onderwerpen.
Een goede start maken
Met oog op dat niet alle deelnemers elkaar eerder hadden ontmoet, en ook ouderen mee wilden aanhaken bij deze online sessie, was het erg belangrijk elke deelnemer mee te nemen in het programma. Daarom is er vooraf is er een Zoom Spiekbrief opgesteld waarin alle basisfuncties en -knoppen staan beschreven.
Na een korte technische check-in kreeg de inhoudelijk voorzitter (Projectleider Wijkgericht en integraal werken) het woord. Zij heette de collega’s welkom en vatte kort samen wat er voor deze online sessie al was gebeurd. Zo werd er direct een koppeling gelegd met het werk van de individuele deelnemers en werden nieuwe deelnemers bijgepraat.
Aan het einde van deze refresh vroegen wij de groep hierop te reageren. Klopt wat er net is verteld met jouw ervaring? Wat ontbreekt er nog in deze samenwerking? Mis je hier verder nog iets in? Op deze vragen kwamen veel reacties binnen. Deze werd opgehaald via de Zoom chat en werd via daar de programma mindmap in gekopieerd. Hier is kort op gereageerd door de projectleider, overige input werd vastgelegd om te hergebruiken in de breakout-groepen.
Kwalitiatieve data meenemen
Het volgende onderdeel werd gepresenteerd door een collega die met de voeten in de klei staat. Hij gaf met een aantal visualisaties inzicht in het zorggebruik van de wijk. Dit onderwerp heeft raakvlakken met het werk van de meeste deelnemers. Het was mooi te zien hoe deze werd herkend en direct werd aangevuld met ervaringen en verdiepingen vanuit de groep. Ook deze verrijkingen werden vastgelegd en als input voor de aankomende breakout-groepen gebruikt.
Kennis delen in de break-out door samen te gaan visualiseren
Na deze presentatierondes was het tijd om de groep hun kennis te laten delen. In Zoom werden breakout-sessies aangemaakt van maximaal 5 deelnemers (zo heeft iedereen de kans zijn / haar input te delen. Met meer deelnemers in een breakout wordt het lastig de tijd te nemen om iedereen te horen). In elke breakout-groep was een Miro-expert aanwezig die de verschillende faciliteiten en maatschappelijke kansen op vooraf klaargezette kaarten van de wijk plotte. Zo kon de groep zich volledig op de inhoud richten en aanvullen / verbeteren waar nodig. Dit varieerde van een zwembad dat bereid is goedkoop zwemmen aan te bieden aan behoevende doelgroepen tot een buurthuis dat toe was aan een frisse wind.
Kennisvermeerdering na de break-out
Nadat alle faciliteiten op de map waren geplot en aangevuld kwam de groep terug in de plenaire sessie. Er was tijd om een rondje te lopen / een glas water te pakken. Vooral bij online sessies is het belangrijk in het achterhoofd te houden dat wij allemaal mensen zijn, en het de motivatie en energie bevordert om (ten minste) elke 2,5 uur een korte pauze te houden.
Na de pauze stonden de ingevulde kaarten op het scherm. De projectmanagers reageerden hier kort op terwijl aanvullingen vanuit andere breakout groepen binnenstroomden via de chat. De deelnemers werden uitgenodigd te blijven aanvullen, ook na de sessie.
Figuur 2. Het bespreken van wijkgebeurtenissen voor latere rapportage of opname in de app.
PRO TIP: Plan een halve week voor de sessie een ‘oefenmoment’ voor de conferencing tool die wordt ingezet. In deze oefensessie is het mogelijk Zoom te openen, bekend te raken met de interface, en eventuele vragen zonder dat dit tijd inneemt van de sessie. Dit zorgde er ook voor dat de deelnemers en de technisch facilitator op een fijne manier kennis konden maken. De deelnemers weten vanaf dat moment precies bij wie ze moeten zijn voor technische hulp.
Evalueren met een lateraal denktechniek
Aan het einde van de sessie was er tijd ingebouwd om de sessie te evalueren met de groep. Na een slotwoord met daarin de volgende stappen uitgelegd, vroegen we alle deelnemers een moment te nemen om na te denken over wat zij goed vonden gaan tijdens de sessie, wat de volgende keer beter zou kunnen en wat zij interessant vonden. Vooral de laatste is interessant. Deze lateraal denktechniek van Edward de Bono helpt om ruimte te geven voor non-gepolariseerde antwoorden. Zo kregen wij terug dat deelnemers het erg interessant vonden om deze nieuwe werkmethode te proberen en leren, en kwamen er een aantal mooie praktische voorbeelden en kansen terug die tijdens de breakouts waren genoemd.
Figuur 3. Voorbeeld van een evaluatie van een sessie.
Na de sessie verder met de wijkkaarten in de cloud
Na de sessie is ons technische team aan de slag gegaan deze ingevulde kaarten van de wijk verder te verwerken. Inmiddels is er een interactieve map opgebouwd waarin alle faciliteiten en kansen staan aangegeven. Deze interactieve kaart is vanaf computer en mobiel apparaat (telefoon, tablet) te openen. Op het moment wordt deze kaart doorontwikkeld tot een tool waarmee maatschappelijk medewerkers en buurtbewoners zelf kansen en opgaven zou kunnen toevoegen vanaf de mobiel. Het wordt mogelijk op elk moment een realtime update te krijgen van wat er speelt en loopt in de wijk zonder hier een sessie / contactmoment in te moeten plannen.
Figuur 4. Op de icoontjes in app kan geklikt worden om te zien wat daar speelt.
Wil je meedenken over deze aanpak of de verdere ontwikkeling van de app, neem dan even contact op via info@worldofminds.com.
