Wat zijn precies de kosten als een project of programma niet loopt of zelfs volledig mislukt? Kijken we dan alleen met de financiële blik? Of breder? Zijn er langere termijn effecten en diepergaande gevolgen? Wat doet het met de mensen? Met het vermogen van de organisatie om snel in te spelen op veranderingen? Leren we ook echt van de ‘retrospectives’ of ‘Lessons learned’ of is dat meer een ‘check the box’-exercitie? Moet het ook echt allemaal zo procedureel, gecompartimentaliseerd en volgens strikte richtlijnen?
Worden dit soort vragen überhaupt wel gesteld en serieus genomen? Of gaan we dit aan ingehuurde consultants overlaten? Hoe kunnen we dit op een goede manier bespreekbaar maken en onze aanpak structureel verbeteren?
We zijn met een kleine groep project- en programmamanagers (en één portfoliomanager) hierover informeel gedachten gaan wisselen met ‘de benen op tafel en zijn benieuwd naar meer
inzichten en ideeën hierover. De aanleiding is het boek ‘Verzet de Bakens’ dat Luc de Beer heeft geschreven over de vele grote projecten en programma’s die bij de overheid de mist in zijn gegaan. Luc heeft a) een enorme berg ervaring en vele projectmanagers (IPMA) gecertificeerd en b) onvrede over het verkwisten vanniet alleen belastinggeld maar ook over het afhaken van mensen en het weglekken van kennis. Deze onvrede heeft hij positief omgezet door het opschrijven van zijn kijk op de bovenstaande vragen en wat hij denkt dat anders moet.
Een prima initiatief maar wie gaat het boek van Luc lezen? En wie gaat er aansluitend ook daadwerkelijk wat mee doen? Dat valt vaak vies tegen. Nadat Luc mij na een tennis match hierover had verteld ben ik hier ook met anderen over in gesprek gegaan. World of Minds is immers vaak bij grote (verander)projecten en programma’s betrokken.
Het uitwisselen van ideeën over project- en programmamanagement
Dit bleek lastig omdat het een complex onderwerp is en elke gesprekspartner op verschillende gebieden ervaringen en ideeën wil delen die allemaal met elkaar in verband staan.
Na deze gesprekken en het lezen van het boek van Luc ben ik wat gaan tekenen om een soort van ‘praat-kapstok’ te ontwerpen. Wij weten immers uit ervaring dat de meest mensen maar 4 tot 7 (f)actoren tegelijkertijd in het blote hoofd kunnen overzien (deels) met alle onderlinge verbanden. Een visualisatie kan dan prima dienen als kapstok voor de gesprekken maar ook om leerpunten op te nemen en te kunnen communiceren tussen de gesprekken in bijvoorbeeld in Miro of MindManager(*).
Maar welke ‘common ground’ is er dan op dit gebied? Waar kunnen we beginnen zodat iedereen een duidelijk startpunt heeft?
Luc noemt in zijn boek de ‘duivelsdriehoek’ van kwaliteit, budget en tijd. Alle gesprekspartners tot nu toe zijn het eens dat dit een goede start is voor de praat-kapstok.
Al snel kon ik op basis van de gesprekken onderwerpen toevoegen waaronder een onderwerp waar Luc in zijn boek nogal de nadruk op legt. De kosmische of holistische/integrale blik. Dit bleek bij de andere gesprekspartners al snel tractie te veroorzaken en na de eerste één op één gesprekken begon mijn tekening uit de dijen.
De behoefte ontstond om dit in een bredere groep voor te leggen en mensen te gaan uitnodigen om hier verder met ons in gesprek over te gaan. Bovendien wilden we ook de vragen over de onderlinge verbanden tussen de (f)actoren kunnen toelichten aan degenen die niet bij de gesprekken aanwezig waren. Om de praatplaat makkelijk te kunnen wijzigen en delen met een grotere achterban hebben we de handmatige tekening omgezet in een digitale praat-kapstok te maken. Zodoende ontstond het volgende plaatje:
Na verdere gesprekken het toevoegen van een aantal onderwerpen uit het boek van Luc ontstond het volgende plaatje:
Door bij de groene en rode pijlen het verband toe te voegen werd het mogelijk voor elke geïnteresseerde om de uitleg van het verband op te vragen (en ter discussie te stellen) door op de witte U te klikken. Zie als voorbeeld de pijl van ‘interesse’ naar ‘druk van bestuur/ management’.
Een belangrijke rode pijl die naar voren kwam is het verband tussen ‘bestuurlijke voorkeur’ en ‘druk van bestuur/ management’. De uitleg die daar werd gegeven is: “des meer voorkeur bij mgt/ bestuur (voor een vooringenomen doel) des te meer druk er wordt uitgeoefend”. Er werden interessante voorbeelden naar voren gebracht waaronder een heel groot defensieproject waarbij de bestuurlijke voorkeur voor veel druk op het project had gezorgd (“er doorheen gedrukt werd”).
De vraag die hierbij naar voren kwam was: “hoe staat deze digitale plaat over bestuurlijke druk in verband met het voorgaande stuk van de digitale plaat (de duivels driehoek)?”. Op de een of andere manier ontstond tijdens het tekenen een vis. Grappend zei een van de gesprekspartners; “aha, nu we samen meer grip op de complexiteit krijgen begin ik te denken dat we samen die vis wel eens kunnen gaan vangen”.
Door ook de ervaring van World of Minds toe te voegen konden we nog meer (f)actoren en invloeden met elkaar bespreken. Voor de staart van de vis hebben we de discussie en inzichten over de (f)actoren en verbanden zo getekend:
Inmiddels zijn er meer geïnteresseerden die aan het gesprek willen deelnemen en dit willen delen met hun achterban. De vis is daarmee weer een stukje verder en blijkt een goede ‘praat- en leerkapstok’. We hebben de vis nu als interactieve HTML online gezet (klik) zodat we makkelijker tussen de gesprekken door de vis kunnen bekijken en erover nadenken maar vooral ook op zoek gaan met teamleden/ collega’s hoe we verbeteringen kunnen doorvoeren omdat we stapje voor stapje inzicht krijgen in de complexiteit en vooral ook welke knoppen we wel en niet kunnen draaien (ook specifiek per organisatie van de betreffende deelnemer).
Ook kan de vis ingezet worden om op maat te maken (als een soort template) voor de eigen organisatie om de eigen situatie, cultuur en volwassenheid in beeld te krijgen en in te schatten waar ‘nog winst te halen is’
Nu blijkt dat als je het draaien van sommige knoppen combineert en slim in de tijd uitzet dit wel eens een groter effect kan hebben dan maar aan één of twee knoppen te draaien. Zo vertelde een van de deelnemers dat ze al jaren bezig zijn met het bestrijden van symptomen en niet verder komen dan wat sub-optimalisaties. Een andere deelnemer vertelde dat hij de ‘mentale modellen’ (hoe men kijkt/denkt over dit onderwerp) van niet alleen het project (programma) managers van belang vond maar vooral ook die van het bestuur/ management.
Nieuwe ideeën of ontbrekende (f)actoren maar ook ‘kijk-filters’ kunnen in deze digitale cloud versie snel toegevoegd worden. We hebben nu afgesproken dat de groene kleur van een pijl betekent dat als de ene (f)actor toeneemt de ander ook toeneemt of als de een afneemt de ander ook afneemt (dus in dezelfde richting beweegt) de rode kleur betekent dat als de ene (a)actor toeneemt de ander afneemt en vice versa (dus tegengesteld).
Als je op naar de interactieve HTML van de vis kijkt zie je linksboven dat je de filters kan uitzetten door op het driehoekje met uitroepteken (zie de blauwe pijl bij A.) te klikken maar ook hoe je filters kan gebruiken en kan in- en uitzoomen (menu rechts). Als je op de witte U tjes klikt zie een (voorlopige) uitleg van het verband tussen de ene kant kant/ (f)actor van de pijl en de andere kant/ (f)actor.
Doe je mee?
Hoe meer kennis, ervaring maar ook belemmeringen en creatieve ideeën we bij elkaar kunnen brengen hoe beter! Schakel alle filters eens uit, lees het boek van Luc, overdenk je eigen ervaringen en geef aan dat je een keer wilt aanschuiven bij een van de informele ontmoetingen (maximaal 6 deelnemers). World of Minds faciliteert de gedachten wisseling op een manier die overgenomen kan worden door de organisatie van de deelnemer (qua facilitatie methode en werkvorm). Voor wie wil gaan we na de ontmoeting op ons pleintje voor de deur samen wat drinken.
- Geef je dan s.v.p. op door te mailen naar paul.groen@worldofminds.com en wij komen met een aantal mogelijke data.
- Wil je het materiaal intern gebruiken en nu even niet je kennis, ervaring en ideeën delen? Dat is ook prima. Vraag dan de vis op in hoge resolutie om te printen en aan de muur te hangen via het contactformulier of dit emailadres: info@worldofminds.com.
De keuze is aan jou! In beide gevallen dank voor het lezen, veel succes en wellicht tot ziens!
[…] en tussen de sessies door. Ook kan je het ‘verder denken’ en concreet uitvoeren van acties. Zie dit voorbeeld over het voorkomen van mislukte […]