Wellicht heb je het al eens bij ons horen langskomen: ‘begin with the end in mind’. Daar bedoelen we mee dat je, nog voor je begint met het uitwerken van een project, een plan of een heel programma, eerst goed nadenkt over het doel en de doelgroep van het project, plan of programma.
Nu denk je misschien: ‘Okee, doel en doelgroep, dat klinkt allemaal logisch, maar wat betekent dat voor mij? Hoe maak ik dan een Plan van Aanpak of een werkvorm op basis van het doel en de doelgroep die ik voor mijzelf heb geformuleerd? En is dat dan wel de juiste aanpak?
Het bepalen van de werkvorm is niet iets dat voor de hand ligt, of wat jij voor jezelf of voor jouw stakeholders direct goed kunt formuleren. Gelukkig zijn er meerdere manieren om dat wel goed voor jezelf in kaart te brengen. Een methode die wij vaak gebruiken is de 5W+H. De methode, die oorspronkelijk uit de journalistiek komt, helpt je na te denken over de waarom, wat, wie, wanneer, waar en uiteindelijk over hoe je een project, programma of probleem aan gaat pakken.
Hoe pak je het aan? Probeer eerst per ‘W’ zoveel mogelijk vragen te verzinnen die van belang zijn voor dit project. Denk hierbij aan:
- Wat is een belangrijke mijlpaal?
- Wat zijn de kosten van het project?
- Waarom is dit (niet) strategisch?
- Waarom doet onze afdeling dit?
- Wie is de projectleider?
- Wie zijn de belangrijkste stakeholders?
- Waar slaan we alle documenten op?
- Waar houden we onze eerste bijeenkomst?
- Wanneer moet het project af zijn?
- Wanneer besluiten we een terugkoppeling te geven aan onze stakeholders?
Ga daarna pas kijken naar de ‘Hoe’. Jouw manier van werken en hoe je het uiteindelijk wilt aanpakken wordt allemaal duidelijk naarmate je meer ‘W’-vragen hebt kunnen verzinnen.
TIP
Verzin eerst alleen vragen voor elke ‘W’ en voor de ‘H’ voor je de vragen gaat beantwoorden. Door de vragen direct te beantwoorden kan het zo zijn dat je je open blik op de mogelijkheden verliest en zo belangrijke aspecten over het hoofd ziet. Vul vervolgens eerst alle ‘W’-vragen in. Je zult merken dat het vanzelf een stuk eenvoudiger wordt om de ‘Hoe’ in te vullen.
Meer leren over de 5W+H?
Deze methode wordt behandeld in onze training MindManager Foundation en in het lunchwebinar “Structuren van Informatie“.
Bekijk hieronder een voorbeeld van een 5W+H en probeer het zelf! Mocht je het originele bestand willen ontvangen? Stuur ons dan een mailtje 😉
