Hoe werkt het Livemapping-proces stap voor stap?

Tijdens vergaderingen, grotere sessies of gesprekken in klein verband kan het een uitdaging zijn om je te blijven concentreren, de rode draad vast te houden, je verhaal of ideeën kwijt te kunnen, het overzicht te behouden en niet uit te tijd te lopen. Herkenbaar? Livemappen, ook wel Live Digital Mapping (LDM) genoemd, is een innovatieve veelzijdige methode om het uitwisselen van gedachten tijdens een bijeenkomst te faciliteren.

Livemappen (zie dit filmpje van 2 minuten) is een proces waarbij een groep mensen interactief een visuele weergave van hun gedachten opbouwt met behulp van digitale hulpmiddelen. In dit artikel leggen we de stappen uit die we onderscheiden voor succesvolle vergaderingen en sessies met behulp van Livemapping.

Meer uitleg over Livemappen en wat het zo krachtig maakt kun je lezen in ons andere artikel: De kracht van Livemappen tijdens bijeenkomsten.

Vier stappen

Bij het toepassen van Livemappen kun je vier proces-stappen onderscheiden;
A) het ontwerp van de sessie,
B) de facilitatie,
C) de rapportage.
D) de implementatie.

A) Het ontwerp van de sessie

Bij het ontwerpen van een sessie is een van de belangrijkste vragen: Wat willen wij als uitkomst? (’begin with the end in mind’) Maar ook: Hoe verhoudt de sessie zich tot de vorige en komende sessies? En: Hoe kan de rapportage de doelstellingen van de initiatiefnemer en de deelnemers ondersteunen? Hoe kunnen we ‘verder denken’, ook tussen de sessies in? Een procesverbetering bijeenkomst is niet hetzelfde als een bijeenkomst om kennis te delen of een complex probleem op te lossen.

Een brainstorm is een ander soort sessie dan een strategie sessie maar kan wel deel uitmaken van een stakeholder sessie. Het definiëren van de doelstellingen helpt bij het bepalen van het ontwerp van de sessie, het opstellen van het programma en de keuze van de werkvormen en interactie mogelijkheden. Door hierbij verschillende typen visualisaties in te zetten (de eerder genoemde graphical formats), zoals bijvoorbeeld een routekaart, story map, mindmap, beslisboom, system map of argumentenkaart kan de denkkracht worden vergroot en tegelijkertijd worden gericht als het nodig is.

B) De facilitatie

Tijdens de sessie werken de facilitator en de livemapper samen om de inbreng van alle deelnemers vast te leggen. Ze gaan samen na of de input van de deelnemer(s) correct wordt weergegeven in het blanco werkblad of in het door de groep gekozen graphical format, inclusief de onderlinge verbanden. De facilitator zorgt ervoor dat het doel van de sessie wordt behaald met betrokkenheid en input van alle deelnemers.

C) De rapportage

Na de sessie wordt een verslag aan de deelnemers en andere stakeholders / belanghebbenden gestuurd via de mail of ontvangen deelnemers toegang tot een digitale ruimte (bijvoorbeeld een roadmap in Miro). Hierin staat bijvoorbeeld wat er is gebeurd in de sessie, wat het huiswerk is en wat de afgesproken vervolgstappen zijn. Het is daarbij belangrijk dat deelnemers de digitale kaart (deze kan uit meerdere graphical formats bestaan) herkennen zoals ze die ze zelf tijdens de sessie hebben opgebouwd. Zo zal het eerder worden gezien als hun ‘product’ (eigenaarschap).

Met sommige van de hierboven genoemde software tools kan je automatisch een Word, PDF of HTML rapport genereren wat sterk lijkt op dat wat gezamenlijk in de sessie is gemaakt. Door een cloud gebaseerde visualisatie kan je de mogelijkheid bieden om door de deelnemers zelf informatie toe te voegen (verbeteringen, aanvullingen nieuwe ideeen, etc.). Als er in bepaalde type sessies (bijvoorbeeld een brainstorm of een analyse) veel informatie wordt gegenereerd kan je in de rapportage ook meerdere kijkhoeken aanbieden door informatie te coderen (via zogenaamde tags en markeringen zoals; pictogrammen, bookmarks, kleuren, iconen etc.) waardoor je filters kan toepassen. Zo ontstaat een visualisatie die gelijkmatig wordt uitgebreid tijdens en tussen de sessies door. Ook kan je het ‘verder denken’ en concreet uitvoeren van acties. Zie dit voorbeeld over het voorkomen van mislukte projecten.

D) Na de sessie (en tijdens de implementatie)

Het is na een bijeenkomst erg eenvoudig om ondersteunend digitaal materiaal te koppelen zoals documenten, afbeeldingen, video’s, onderzoeksresultaten en websites. Ook kunnen met een druk op de knop lijsten met bijvoorbeeld besluiten, acties en ideeën worden gegenereerd maar ook een (stroken)planning of een (persoonlijk, team of project)dashboard. Men kan de resultaten vervolgens eenvoudig en snel op digitale manieren delen (zoals PDF, Microsoft Excel en HTML). Vanwege de enorme hoeveelheid informatie die kunnen worden opgeslagen en digitaal kunnen worden verspreid, kunnen mensen die niet bij de vergadering waren, eenvoudig kennis laten maken met de resultaten. Let er wel op dat je dit zoveel mogelijk doet via één toegangsweg’. Zoals bijvoorbeeld hierboven is beschreven m.b.v. een roadmap in Miro.