Een Online Stakeholderdialoog is een uitdagende online sessie om te ontwerpen en te faciliteren. Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich gehoord voelt in een virtuele vergaderruimte? Hoe kun je waarborgen dat meer dan 50 deelnemers van over de hele wereld de verschillende subsessies goed kunnen volgen? Ook de deelnemers die geen ervaring hebben met de conferencing tool?
PostNL vroeg ons deze dialoog te ontwerpen en ondersteunen. In de eerste voorbespreking vroegen wij wat het doel van de sessie is. Hier was al over nagedacht:
- Beleid toetsen op duurzaamheid, bewustwording en intentie.
- Beleid valideren.
- Leren van het beleid van leveranciers.
- Bewustwording creëren over de positie in de keten.
- Samen met leveranciers punten op de tijdlijn zetten om naartoe te werken.
Voor deze dialoog zijn internationale stakeholders uitgenodigd. Veel van de internationale stakeholders kunnen niet direct worden aangestuurd en deze wil je toch zoveel mogelijk aanhaken. Hoe kun je partijen uitlijnen en meekrijgen als je niet de macht hebt maar wel de regie wil kunnen voeren?
Think
De variatie in deelnemers (cultureel en hun variërende voorkennis) vormden een uitdaging voor deze online sessie. Daarom hebben wij vooraf samen met de klant besproken wat er als belangrijkste opbrengst wordt gezien. Tijdens deze voorbespreking werd duidelijk dat het van groot belang is dat de verschillende deelnemers zich op hun gemak voelen, en er een open gesprek onstaat en er draagvlak ontstaat voor de vervolgstappen zowel bij de stakeholders als intern bij PostNL.
Na een plenaire presentatie van de CEO en een aansluitende Q&A is de groep ingedeeld in subsessies, elk met een eigen thema:
- Diversity and Inclusion (Engelstalig)
- Diversity and Inclusion (Nederlandstalig)
- Climate Adaptation (Engelstalig)
- Climate Adaptation (Nederlandstalig)
- Human Rights (Engelstalig)
Decide
Op basis van de intake, randvoorwaarden en doelstellingen is besloten om per subsessie vanuit PostNL thema-experts aan te wijzen die de subsessies openden met een presentatie. Zo zorgden we ervoor dat het kennisniveau van de verschillende deelnemers gelijk werd getrokken en we vanuit een gezamenlijk startpunt de dialoog aan konden gaan.
World of Minds heeft per subsessie een Sr. Facilitator en een Livemindmapper aangeleverd. Deze duo’s hebben vooraf geoefend met verschillende situaties die zich kunnen voordoen tijdens zo’n online sessie en hebben de mindmap waarin zij werkten op maat gemaakt voor de deelnemers die aan de betreffende deelsessie meedoen.
Do
Mede door de hierboven genoemde doelen hebben we de volgende werkvormen en technieken ingezet en toegelicht:
- Een overzichtelijke mindmap om input in vast te leggen. Zo dwalen de deelnemers niet af van het gespreksonderwerp, terwijl het voor iedereen duidelijk blijft waar over wordt gesproken en waar we ons bevinden in het gesprek. Ook is zo de scope van het gesprek constant in beeld.
- Bij aanvang van elke subsessie keken we terug op de plenaire presentatie en kregen de deelnemers de tijd om in de breakout te ‘landen’.
- Uniforme vragen zodat alle sessies (naderhand) begrijpelijk zijn voor de verschillende deelnemers.
- Na elk gespreksonderdeel een kort reflectiemoment zodat waardevolle take-aways direct samengevat kunnen worden en dus niet verloren gaan.
Aan het einde van de breakout sessies was er tijd voor een korte pauze voor de deelnemers werden teruggehaald naar de plenaire sessie.
Na de pauze kregen de thema-experts tijd om hun meest opvallende observaties met de groep te delen. Tegelijkertijd vroegen we de deelnemers hun eigen observaties via de chat te delen. Zo hebben we in korte tijd van iedereen input kunnen ophalen. Het was opmerkelijk te zien hoeveel extra inzichten er binnenkwamen nu iedereen het gesprek van de breakout sessie even heeft kunnen laten bezinken!
Hieronder de opbrengst van één van de subgroepen:
Na het event zijn de mindmaps gestructureerd en met de thema-eigenaren besproken en aangevuld. Vervolgens zijn deze, samen met het verslag van de plenaire presentatie, in een klikbaar Mindmap-overzicht opgeleverd (zie afbeelding rechts).
Dit overzicht wordt ingezet in de interne bewustwording, en dient als input voor een nieuwe roadmap voor de komende drie jaar.
Learn
Misschien nog belangrijker dan de voorbereiding, is de evaluatie. Hierin is terug te zien of de deelnemers de sessie zo toegankelijk hebben ervaren als deze is ingestoken. Ook vragen we om feedback, waarmee een volgende sessie nog beter kan worden. Dit doen wij door te vragen wat goed ging en wat beter kan de volgende keer, en wat als interessant is ervaren. Zo dagen we de deelnemers uit niet alleen in polariteit te denken (wat ging goed en wat kan beter) en is er gelegenheid om andere gedachten en inzichten te delen (‘laterale denkpaden’). Zo ontstaat een rijkere opbrengst vaak ook met nieuwe ideeën voor het vervolg, en is er gelegenheid andere noemenswaardigheden te delen.
