De PostNL Group heeft diverse zogenaamde ‘commitments’, ‘actions’ en ‘procedures’ ingericht met betrekking tot verschillende Human Rights thema’s. Deze ‘policies’ zijn opgezet aan de hand van UN stukken [1]. Deze sluiten aan bij UN Sustainable Development Goals (SDG’s).
De centrale vraag
PostNL wil duidelijk maken dat PostNL het UNGP reporting framework als basis heeft genomen om duidelijk te maken wat het van haar stakeholders in de keten verwacht aan betrokkenheid (stakeholder engagement). De centrale vraag van PostNL hierbij is hoe hierin samen opgetrokken kan worden om tot (verdere) verbeteringen te kunnen komen. PostNL wilde hierop zicht krijgen door in gesprek te gaan met de belangrijkste stakeholders m.b.t. dit onderwerp. In de sessie wilde PostNL samen met de stakeholders gaan nadenken over wat er nu al gebeurt en wat er nog meer gedaan kan worden.
Door openheid te geven wat er binnen PostNL gedaan wordt wilde PostNL niet alleen dat er in een sfeer van vertrouwelijkheid de dialoog kon worden aangegaan maar ook om duidelijk te maken dat de UN documenten een belangrijke richtlijn zijn die zij volgt. Graag willen zij dan ook samen optrekken met de leveranciers die zich hier ook aan committeren.
Ontwerp
World of Minds heeft hiervoor samen met Steven van Wijk, onderzoeker bij PostNL, de verantwoordelijke manager Mariëlle van Spronsen en andere collega’s een ontwerp gemaakt voor de online bijeenkomst en de werkvormen. Na goedkeuring hebben we de stakeholderdialoog gefaciliteerd met gesprekleider en Livemapper.
5W+H template
Voor het ontwerp van de sessie is gebruik gemaakt van de 5W+H template van World of Minds die voor elk type sessie kan worden gebruikt. Daar de kennis en ervaring van niet alleen World of Minds in de template is opgenomen maar ook die van al haar klanten is de kans op succes groter. Na elke sessie wordt immers samen met de opdrachtgever geëvalueerd en worden verbeterpunten in de templates verwerkt.
De uitvoering
Na het doorlopen van de 5W+H is het doel voor de sessie uitgesplitst in drie subdoelen:
- Begrip Human Rights thema’s voor PostNL, stakeholder en algemeen.
- Lijst met Human Rights issues die vanuit de stakeholder voor PostNL spelen.
- Lijst met actiepunten, gezamenlijke overeenstemming en gezamenlijke doelen.
De opbouw en de werkvormen van de bijeenkomst zijn ontworpen op basis van het principe ‘begin with the end in mind’. Er is dan ook gekozen om na de intro (‘setting the stage’) een presentatie van een leverancier te geven (Powerpoint) en een survey in quizvorm uit te vragen. Door deze quiz in Mentimeter te doorlopen trokken we direct het kennisniveau van de deelnemers gelijk. Vervolgens gingen we verder met het adresseren van de doelstellingen in sub-groepjes (break-out rooms in Zoom). Hierover werd aan het einde van de sessie plenair teruggekoppeld.
De interactie tijdens de sessie is deels via de chat gegaan om de snelheid erin te houden en ook de deelnemers die niet zo snel het woord nemen, mee te krijgen en tegelijkertijd dat wat mensen vertelden via de microfoon op te vangen en in een plaatje op het scherm te tonen (Livemappen).
Evaluatie van de sessie
Zodoende zagen de deelnemers letterlijk dat zij werden gehoord en wat de positie van de ander in het gesprek was. Hierdoor hebben we de kans vergroot dat elke deelnemer optimaal aangehaakt werd (door de chat vragen, de mentimeter, de groeiende mindmap en begeleiding van de gespreksleider) en zijn de doelstellingen van de opdrachtgever behaald.
Het resultaat
Tijdens de evaluatie kwam naar voren dat de deelnemers de bijeenkomst bijzonder gewaardeerd hadden (“nog niet eerder zo een effectieve en prettige sessie meegemaakt”). Vooral de snelheid om te komen tot resultaat, de werkvormen, het Livemappen en de onderlinge interactie werden hoog gewaardeerd. Sommige deelnemers gaven aan de bijeenkomst wel intensief te vinden maar ook interessant om te ervaren hoe je online toch een lastig onderwerp zo goed met elkaar kan bespreken. Andere deelnemers vertelden dat ze de online bijeenkomst effectiever vonden dan de gemiddelde fysieke bijeenkomst met vergelijkbare onderwerpen.
[1] Zoals de UNGP en natuurlijk de UDHR, maar ook de ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work.
